Pour gagner du temps, beaucoup de personnes préfèrent désormais faire en ligne certaines démarches administratives. Si, dans certains cas précis, il reste obligatoire d’effectuer certaines formalités en envoyant des courriers par la voie postale, sachez que vous pouvez aussi souvent envoyer des courriers en ligne, même en recommandé avec accusé de réception.
Dans cet article, nous allons vous indiquer dans quels types de situations vous pourriez envoyer un e-mail recommandé avec AR, quels sont les avantages de ce type d’envoi et surtout, comment faire pour envoyer un mail recommandé en ligne.
Quand pouvez-vous envoyer un mail recommandé en ligne ?
De nos jours, vous pouvez envoyer des mails recommandés à la place de courriers postaux recommandés pour différents types de démarches. En général, vous pouvez envoyer une lettre recommandée en ligne dans toutes les situations où vous pouvez envoyer une lettre en version papier.
Que ce soit pour résilier un contrat ou un bail d’habitation, pour souscrire un abonnement ou bien pour des démarches professionnelles (pour une relance de facture ou une sanction disciplinaire par exemple), vous pouvez normalement envoyer un mail recommandé avec accusé de réception à la place d’un courrier postal.
Il suffit simplement que la personne ou l’entreprise que vous voulez contacter dispose d’une adresse électronique. Notez que, normalement, un professionnel ne peut pas refuser l’envoi d’un courrier recommandé électronique. Par contre, si vous vous adressez à un particulier, ce dernier doit d’abord vous donner son accord pour que vous puissiez lui envoyer un mail recommandé en ligne.
Tous les avantages d’un envoi recommandé avec AR en ligne
L’envoi d’un mail recommandé avec accusé de réception présente certains avantages par rapport à un envoi via la voie postale.
Tout d’abord, le principal avantage est sans doute la rapidité. En effet, un mail est plus rapide à envoyer qu’une lettre postale, et il est reçu instantanément par le destinataire, en quelques secondes à peine. Une lettre classique est plus longue à envoyer et à recevoir, car le délai d’acheminement d’une lettre peut varier de quelques jours à plusieurs semaines.
Un envoi en ligne est également souvent moins coûteux, voire même gratuit, car il n’y a généralement pas de frais pour l’affranchissement.
Si vous voulez faire un geste pour la planète, sachez qu’un envoi recommandé en ligne est plus écologique qu’un envoi par courrier postal. En effet, de cette manière, aucun papier n’est utilisé, et cela permet aussi de réduire les déplacements et donc l’empreinte carbone liés au transport postal. Il existe des alternative comme envoi-courrier.fr ou encore le service de la poste.
Les services d’envoi de mails recommandés utilisent souvent des protocoles de sécurité avancés pour garantir l’intégrité du message et de l’accusé de réception. Toutefois, la sécurité dépend de la plateforme utilisée et de la vigilance des parties concernées. N’hésitez donc pas à vous renseigner en amont. De plus, l’accusé de réception étant électronique, il peut être conservé sous forme de fichier numérique. Il est donc plus facile à stocker, à retrouver et à partager en cas de besoin.
Enfin, l’envoi d’un mail recommandé avec AR peut être plus pratique que l’envoi d’une lettre postale car vous n’avez pas besoin de vous déplacé et il peut être envoyé depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet.
Comment envoyer un mail recommandé avec AR en ligne ?
Pour envoyer un mail recommandé avec AR en ligne, sachez qu’il existe plusieurs plateformes spécialisées. Une fois sur le site de votre choix, vous pouvez choisir parmi les modèles disponibles : lettre de résiliation, lettre de démission, etc. Parfois, notamment si c’est pour souscrire ou résilier un abonnement, vous pouvez aussi effectuer une recherche par marque ou par entreprise.
Vous devez ensuite remplir les champs qui vous sont demandés vous concernant : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, mail… Selon le motif de votre lettre, d’autres renseignements peuvent vous être demandés (numéro d’abonnement ou de contrat, date de souscription ou de résiliation, etc.). Il est parfois possible de personnaliser votre lettre, en ajoutant des informations supplémentaires ou en écrivant vous-même certaines parties. Vous devrez aussi indiquer les renseignements concernant le destinataire.
Une fois votre lettre terminée, vous devrez parfois payer le service. Pour cela, vous pourrez payer de manière sécurisée, directement en ligne.
Votre lettre sera alors envoyée ! Vous recevrez immédiatement une preuve de dépôt et un accusé de réception et votre lettre sera archivée sur la plateforme que vous aurez utilisée.