Rédiger une quittance de loyer pour son locataire

Dans le domaine de l’immobilier, la quittance de loyer est un document courant qui est considéré comme un reçu. Il est délivré par le propriétaire (le mandataire ou le bailleur) au locataire et stipule que ce dernier a rempli ses obligations de paiement, comprenant le prix du loyer ainsi que les charges qui y sont associées. Cette quittance est de façon générale remise de façon mensuelle mais elle n’est pas pour autant émise de façon systématique.

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En effet, son établissement n’est pas une obligation automatique mais si le propriétaire fait le choix de ne pas envoyer de quittance tous les mois, il doit le faire dans les plus brefs délais si le locataire lui réclame et bien entendu, si ce dernier a payé son loyer ainsi que ses charges en bonne et due forme dans les délais impartis dans le contrat de location. Cette formalité prouve la bonne foi du locataire en cas de litige ultérieur et peut être utilisée comme un justificatif de domicile, ou pour prouver qu’il ou elle est un bon payeur s’il souhaite changer de logement.

Le propriétaire peut alors envoyer le document soit par La Poste, soit par e-mail, ou soit par fax, selon ce qui a été convenu avec le locataire.

Si vous êtes propriétaire et que vous devez rédiger une quittance de loyer à la demande de votre locataire, votre document doit être de préférence être adressée par courrier postal avec accusé de réception. Pour qu’elle soit établie en bonne et due forme, elle doit contenir les informations suivantes :

  • La période en question, par exemple du 1er août au 31 août 2016 tout en rappelant la date du début de la location et la fin du bail.
  • Le nom et le prénom du bailleur et/ou du mandataire (si par exemple il s’agit d’une agence immobilière)
  • Le nom et le prénom du locataire
  • L’adresse postale du bien immobilier qui est loué
  • Le montant de la somme payée. Celui ci doit apparaître en chiffre et en lettres.
  • Bien distinguer le montant du loyer et celui des charges
  • La signature du bailleur ou du mandataire.

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Sur le papier, vous pouvez rédiger la quittance de loyer ainsi :

Je soussigné, monsieur XXX, propriétaire du logement situé au 32 rue des hirondelles à XXX, atteste que M. XXX a bien versé le loyer ainsi que les charges d’un montant de 570 euros (cinq cent soixante dix euros) pour la période du 1er août au 31 août 2016. Cette somme est répartie pour le loyer (500 euros, soit cinq cent euros) et 70 euros (soixante dix euros) pour les charges.

La date d’entrée du logement a été établie au 1er juin 2016 et le bail prendra fin au 1er juin 2021.

Bon à savoir : Si le locataire souhaite une quittance de loyer mensuelle, gardez un modèle type pour ne modifier que les dates ainsi que les montants (s’ils augmentent d’une année à l’autre). Vous n’aurez plus qu’à le signer et à lui faire parvenir.

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